Unternehmen wollen sich digitalisieren, agiler und moderner werden. Millionenbeträge werden in IT-Projekte investiert, und das nicht erst seit gestern. Trotzdem bringen viele Projekte nicht den erhofften Erfolg oder scheitern auf ganzer Linie. Warum ist das so? Die Technik kann meist wenig dafür. Während erfolgreiche Immobilienmanager sich auf die berühmten drei L konzentrieren – Lage, Lage, Lage – ist es im Projektmanagement ein wenig komplizierter. Die hier relevanten drei M – Menschen, Menschen, Menschen – werden nur mit gezielter Strategie, guter Planung und ständiger Aufmerksamkeit zum Erfolgsfaktor.

Die drei wichtigsten Menschen(gruppen) auf jedem Projekt

So offensichtlich es scheint, so häufig wird die Besetzung einer Rolle auf Projekten dennoch vernachlässigt: Die Projektleitung. In vielen Unternehmen haben sich Personen etabliert, die immer wieder für Projekte herangezogen werden. Das ist von der Idee her nicht falsch, da diese auf entsprechend viel Erfahrung zurückgreifen können. Leider sind sie jedoch nicht immer für den Job geeignet, nicht in jedem Themenfeld ausreichend kompetent und vor allem nicht genügend respektiert. Die oder der Projektleiter:in ist nicht nur für eine ordentliche Planung und Abwicklung des Projekts verantwortlich. Mit dieser Rolle steht und fällt in der Regel die Angesehenheit und Akzeptanz des gesamten Vorhabens.

Das zweite M steht für alle Menschen im Unternehmen, die eine aktive oder passive Rolle im Projekt innehalten. Der gängige Slogan hierfür lautet: „Betroffene zu Beteiligten machen.“ Klingt leicht, ist es aber nicht. Je größer das Projekt, desto mehr unterschiedliche Charaktere und Lebensumstände wirken sich auf das Projekt aus. Befürworter:innen gilt es zu identifizieren und zu nutzen, Widerstände ernst zu nehmen und soweit möglich aus dem Weg zu räumen. Wer überredet, bringt das Projekt vielleicht zu Ende. Aber nur wer überzeugt, führt es zum Erfolg.

Alle übrigen Stakeholder bilden das dritte M für erfolgreiches Projektmanagement. Üblicherweise sind das vor allem das Top-Management sowie gegebenenfalls die Eigentümer des Unternehmens. Diese gilt es angemessen zu informieren, um die so wichtige Unterstützung „von oben“ sicherzustellen. Was dabei oft vergessen wird: Sie sollten nicht nur informiert, sondern auch involviert werden. Wenn Ziel- und Interessenskonflikte bestehen, wenn Risiken auftreten oder Planänderung sinnvoll erscheinen, macht die frühzeitige Einbindung von Entscheider:innen einen wertvollen Unterschied.

Fünf Werkzeuge, um Menschen zu managen – und mitzunehmen

Die Berücksichtigung aller drei „M“ ist Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Dafür haben sich fünf Schritte etabliert, von der Aufgabenverteilung über die initiale Kommunikation bis hin zum laufenden Austausch über den gesamten Projektzeitraum hinweg.

1. Die Projektleitung richtig besetzen
   • Ist ausreichende fachliche Kompetenz für die Rolle vorhanden?
   • Ist eine persönliche Motivation gegeben (oder kann durch Verknüpfung mit einem späteren Job entstehen) und verfügt die Person über das nötige Ansehen, um ernst genommen zu werden?
   • Kann die Person auf Erfahrung in Projektleitung und Teamführung aufbauen? Ist sie in der Lage, in alle Richtungen zu kommunizieren? Sollte gegebenenfalls parallel ein persönliches Coaching erfolgen, um Softskills zu fördern?
      
2. Ziele und Strategie nachvollziehbar definieren
   • Woran wird die Notwendigkeit des Projekts festgemacht? Welche Argumentation eignet sich für welche Zielgruppe?
   • Was soll erreicht werden? An welchen konkreten Ergebnissen bemisst sich der Projekterfolg? Auf welche Veränderungen müssen Mitarbeitende vorbereitet werden?
   • Nach welcher Methode wird im Projekt vorgegangen? Welche Rollen und Verantwortlichkeiten werden wie organisiert?
      
3. Einheitliche Kommunikation sicherstellen
   • Sind die wichtigsten Botschaften der Kommunikation abgestimmt?
   • Ist allen Verantwortlichen klar, wer, wann, mit wem über was spricht?
   • Gibt es einen Backup-Pool mit vorbereiteten Kommunikationsmaßnahmen im Fall von großen Widerständen oder Missverständnissen?
      
4. Die persönlichen Stärken jedes Teammitglieds nutzen
   • Sind im Team alle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse vorhanden, um das Projekt zum Erfolg zu führen?
   • Lässt die Projektplanung ausreichend Spielraum für die, die gestalten wollen?
   • Sind auch Rollen für diejenigen vorgesehen, die Erfahrung und Kenntnisse mitbringen, aber ungern eigenverantwortlich agieren?
      
5. Austausch mit allen Stakeholdern sicherstellen
   • Ist ein offener Austausch mit Steuerungsgremien vorhanden? Werden Lenkungskreise auch proaktiv genutzt, um Themen voranzutreiben?
   • Gibt es regelmäßige Pulse-Checks bei Betroffenen, um sowohl die inhaltliche Akzeptanz als auch die persönliche Zufriedenheit abzufragen?
   • Ist die Stimmung innerhalb des Projektteams bekannt und wird auf Sorgen und Widerstände angemessen reagiert?
   • Gibt es relevante Stakeholder außerhalb des Projektteams, die beispielsweise über ein Sounding Board regelmäßig eingebunden werden?

Mit Teamwork zum Erfolg

Projekte scheitern selten, weil ein Tool nicht funktioniert oder in der Prozessdokumentation ein Zeichen falsch platziert wurde. Sie scheitern, weil die Menschen, die etwas an ihrem bisherigen Arbeitsalltag verändern sollen, das nicht tun. Das muss kein böser Wille sein. Wenn Bedürfnisse falsch verstanden oder Anforderungen schlecht kommuniziert werden, ist ein Verfehlen der eigentlichen Ziele vorprogrammiert.

Je größere Veränderungen angestrebt werden, desto wichtiger wird der Faktor Mensch. Deswegen ist es für erfolgreiches Projektmanagement unverzichtbar, mit den richtigen Menschen die Menschen richtig zu erreichen. So gelingt ehrliche Teamwork. Und daraus entstehen bekanntlich die besten Ergebnisse.